Elektronische Kassenführung - auf den Punkt gebracht

Wie erfasse ich meine Bareinnahmen und -ausgaben richtig? Welches Kassensystem passt zu meinen Anforderungen? Welche Folgen kann es haben, wenn Bareinnahmen oder -ausgaben falsch erfasst werden? Was gilt es bei der künftigen Meldung von Kassensystemen an die Finanzverwaltung zu beachten? Diese Fragen stellen sich viele Unternehmerinnen und Unternehmer in den bargeldintensiven Branchen (Gastronomie, Friseurbetriebe, Apotheken u. v. m.).
Die Anforderungen an elektronische Kassensysteme und deren Aufzeichnungen sind in den vergangenen Jahren sukzessive angestiegen. Daneben wurden der Finanzverwaltung verschärfende Sanktionierungsmöglichkeiten eingeräumt. Im Einsatz befindet sich auch ein neues Prüftool namens AmadeusVerify, um elektronische Bücher und Aufzeichnungen unangekündigt und effizient zu prüfen. Nicht zuletzt deshalb muss auf die Einhaltung der Belegausgabepflicht geachtet werden - ihr kommt im Rahmen von verdeckten Testkäufen und Kassen-Nachschauen eine hohe Bedeutung zu.
Elektronische Kassenaufzeichnungen sind besonders schutzbedürftige Aufzeichnungen, denen ein hohes Steuerausfallrisiko gegenübersteht. Folglich kann bei gravierenden Aufzeichnungsmängeln die Kassenbuchführung verworfen werden. Das Resultat: Schätzungsbeträge im Rahmen einer Betriebsprüfung und Bußgelder, die bei rechtzeitiger Befassung mit der Materie vermeidbar gewesen wären.
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Gerd Achilles
Dipl.-Finanzwirt (FH)
Seit fast 20 Jahren ist er Betriebsprüfer des Landes NRW und überwiegend mit Betriebsprüfungen im Bargeldgewerbe befasst, u.a. bei Gewerbebetrieben, gemeinnützigen Organisationen und der öffentlichen Hand. In dieser Eigenschaft schult er Themen rund um die Kassenführung innerhalb der Oberfinanzdirektion NRW und ist zudem Gastdozent für "Risikomanagement bei Bargeschäften" an der Bundesfinanzakademie (BFA).
Außerhalb der Finanzverwaltung betätigt er sich als Autor diverser Fachbücher und Publikationen sowie als Referent für Kassenführung, Verfahrensdokumentation und Schätzung der Besteuerungsgrundlagen.